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カラオケオフ開催の方法はさまざまですが、一つの方法としてここでは『からふぁん定例会』を開催する流れを例として、オフ開催の進め方を紹介します。
これからカラオケオフの幹事をやってみたいという方の参考になれば幸いです。
 どんなオフをやろう？
まず、自分がどんなカラオケオフをやりたいのか考えてみましょう。
男女年齢を問わずカラオケの交流を楽しむことを目的とするなら、歌うジャンルを限定せずに、
自由に好きな歌が歌えるオフにした方が、参加者を選ばず様々な方が集まると思います。
同好の士を求めるなら歌うジャンル・アーティストを限定したオフなんてのもいいかもしれません。
ここでは、ジャンルなどを特定しない何でも歌えるオフを開催する前提で話を進めます。
参加募集を始めるまで
さて、オフの内容を決めたら次は募集までの準備です。募集は掲示板もしくはメールでということになりますが、
できれば初めて参加しようと思っている人がいろいろ状況が見えるように掲示板がオススメです。
どんな人が参加しようとしているか、何人くらいが現在参加することになっているかが一目でわかるからです。
更に掲示板だけではなく自分でサイトを持っていれば幹事がどんな人物かの紹介もできますので、言うことなしですね。
募集開始時には以下の情報は参加者のためにも提供したほうがいいと思います。
・おおよその開催地
・開催日
・当日のタイムスケジュール（これも必要です。これがないと参加者からはその日何をやるのかよくわかりません）
・予算（おおよそでも構わないので必ず最初に書いて下さい）
・参加募集の締切日（会場予約との兼ね合いがあるので、3日前くらいを推奨します）
・幹事への連絡先（メールアドレス）
更に参加募集を行う際には以下の情報を参加者の方からもらえるようにするのがいいと思います。
・名前（本名ではなくその集まりで呼び合うニックネームでいいと思います）
・参加者への連絡先（メールアドレス）
・参加形態（カラオケだけ参加するのか、宴会まで参加するのか）
・ひとこと（これをきっかけに事前の交流が生まれるかもしれません）
・歌いたい曲（同上）
・リクエスト（同上）
ここまで準備できたらいよいよ参加募集を開始します。募集開始はオフ開催のおおよそ一ヶ月前がオススメです。
参加募集を開始したら？
■参加者一覧の作成
定期的に現在の参加者を一覧できるものを作成します。
■会場の手配
参加者の増加具合を見極めながら、カラオケBOX・宴会の会場を確保します。
カラオケBOXは大体6〜8人を単位に部屋数を考えるといいでしょう。
宴会の会場を抑える際には、参加者に平等感を感じてもらう意味も込めてコース料理＋飲み放題のパックにするのをオススメします。
■当日使用するものの準備
からふぁん定例会では、参加者間の交流が円滑に進むよう、
「名札」「曲リスト」「カラオケ飲食代用の封筒」をこのタイミングで準備しています。
−名札
オフ会では初めてそこで会う方ばかりだと思います。
交流を円滑に進めるために名刺大の名札を作成してみてはいかがでしょう？
市販の名札ケースに入れて当日参加者に配布すれば、参加者間の距離もぐっと縮まります。
−曲リスト用紙
当日、皆が歌った曲をメモして、オフ後に掲示板にアップすれば、事後の交流に役立ち次の開催に繋がることになります。
その専用用紙を事前に作成しています。枚数はカラオケBOXで予約してある部屋数ごとに１時
間12曲の曲数を書けるだけの枚数、項目は「曲名、アーティスト名、ニックネーム、コメント」としています。
−カラオケ飲食代用の封筒
カラオケ飲食代を清算する封筒を各部屋に置いています。
枚数はカラオケBOXで予約してある部屋と同じ数、封筒の表の項目は「ニックネーム、注文した品、金額、お釣り」としています。
これを作成する理由は後述の「飲食代はどうしたらいいの？」を見て下さい。
締切後には何をすればいい？
■部屋割りの作成
参加者を集合場所から円滑にカラオケBOXの部屋まで移動させるために事前に部屋割りを決めておきます。
どの部屋も男女比が同じくらいになるように心がけています。
また、部屋割りは当日参加者全員が把握していないと意味がありませんので、印刷して人数分を用意します。
■当日の管理用の一覧を作成
当日の参加者の会計処理のために、参加者の一覧を作っておきます。
これは参加募集中に定期的にアップしたものを流用してもかまいませんが、
人数が多い場合には五十音順に並べ替えをしておくのもちょっとしたコツです。
■詳細メールを参加者全員に発送
カラオケ会場・宴会会場・集合場所の地図もしくは地図へのリンク、会場の連絡先、
幹事への連絡先を書いたメールを参加者全員に対して発送します。
さあ、当日です！
■必ず集合時間前に到着する
必ず参加者よりも前に待ち合わせ場所に到着して下さい。目安として待ち合わせ時間の15分前には到着していたいものです。
■会計は事前に済ませる
さて、タイムスケジュールが決定しているということは部屋料金は最初から決まっています。
ならば終了時に会計をして慌しくなるよりは事前に部屋代の徴収は集合場所で済ませておきましょう。
同時に名札・部屋割りなどを配布すると、より効率がいいと思います。
■飲食代はどうしたらいいの？
これは難しいです。なるべく平等にとの考えからからふぁん定例会では、個別会計を採用しています。
これはカラオケの各部屋に予め作成しておいた会計用封筒を置いて、飲食した分についてその場で料金を支払ってもらうというものです。
この方法だと、飲食しない方も不公平感を味わうことなく、がんがん飲食する方も遠慮することなく飲食できます。
■カラオケ中に気を遣うこと
もちろんオフのカラーによるとは思いますが、最低限セクハラ等で他人に迷惑をかけている参加者はいないか、
カラオケでは人数が減って盛り上がっていない部屋がないかについては幹事として意識しておくべきです。
もちろん新しく参加したメンバー(もちろん初めての開催ならばそこにいる全員です)が集団の中に溶け込むことができるよう、
フォローしてあげてください。
■オフの最後に
参加者へのお礼を必ず忘れないようにしましょう。その気持ちさえ持ち続ければどんどん次に繋がると思います。
オフ終了後
終了後は幹事としてなるべく早めに感想を掲示板に書き込みましょう。参加者の感想に返事をどんどん書くのもいいことだと思います。
そうしてできた交流は間違いなく次回のオフ会でも繋がっていきます。
それでは、楽しいカラオケオフを開催して下さい！
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